Datenschutzerklärung

2. Grundsätze der Datenverarbeitung & Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Erbringung unserer Leistungen, zur Beantwortung von Anfragen sowie zur Verbesserung unseres Angebots erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung gemäß Art. 6 DSGVO sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung unserer berechtigten Interessen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z.B. bei Newsletter, Cookies/Tracking, soweit erforderlich)

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff und Manipulation zu schützen (u.a. TLS-Verschlüsselung).

3. Kategorien betroffener Personen & Zwecke der Verarbeitung
Wir verarbeiten Daten insbesondere von folgenden Personengruppen:

• Besucher*innen unserer Website smart-docs.de

• Interessenten (z.B. bei Demo- oder Kontaktanfragen)

• Kunden und Nutzer*innen von Smart-Docs

• Bewerber*innen (bei Bewerbungen per E-Mail oder Formular)

Typische Zwecke:

• Bereitstellung und Betrieb der Website

• Beantwortung von Kontaktanfragen und Support

• Vorbereitung und Durchführung von Vertragsverhältnissen

• Registrierung, Bereitstellung und Nutzung der Smart-Docs-Plattform

• Sicherheits- und Stabilitätsanalyse (Serverlogs, Fehlerlogs)

• Optional: Versand von Newslettern oder Produktinformationen (Marketing)

• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten

4. Besuch unserer Website / Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen durch Ihren Browser an unseren Server übermittelt und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Dazu gehören insbesondere:

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• aufgerufene Seiten / Dateien

• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

• verwendeter Browser und Betriebssystem

• übertragene Datenmenge und Zugriffsstatus

Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit, der IT-Sicherheit sowie in der Auswertung zur Stabilisierung und Optimierung der Website.

Logfiles werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von sicherheitsrelevanten Vorfällen erforderlich ist.

5. Kontaktaufnahme (Formular, E-Mail, Telefon)
Wenn Sie mit uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z.B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Rückfragen klären zu können.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – bei Anfragen mit Bezug auf Verträge / Angebote

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – bei allgemeinen Anfragen (berechtigtes Interesse an Kundenkommunikation)

Wir speichern Ihre Anfragen, solange dies zur Bearbeitung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. Registrierung & Nutzung von Smart-Docs (Plattform)
Wenn Sie einen Testzugang oder einen Kunden-Account für Smart-Docs nutzen, verarbeiten wir die im Rahmen der Registrierung angegebenen Daten, z.B.:

• Anrede, Vorname, Nachname

• Funktion / Rolle im Unternehmen

• Unternehmensname, Adresse

• E-Mail-Adresse, Login-Daten

• ggf. weitere Daten, die für die Bereitstellung des Accounts erforderlich sind

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

6.1 Verarbeitete Inhalte & Dokumente in Smart-Docs
Im Rahmen der Nutzung von Smart-Docs können Sie:

• Dokumente, Dateien und Inhalte hochladen oder anbinden

• Metadaten zu Dokumenten pflegen

• Suchanfragen und Interaktionen mit der Plattform ausführen

Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich zur Bereitstellung der vereinbarten Leistung (Suche, Analyse und Anzeige von Dokumenteninhalten, ggf. KI-gestützte Funktionen).

Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihrem Unternehmen und United Grid. Für diese Verarbeitung gelten ergänzend die Regelungen im jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

7. Newsletter (sofern angeboten)
Wenn Sie sich für einen Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie ggf. weitere freiwillige Angaben (z.B. Name, Firma), um Ihnen regelmäßig Informationen zu Smart-Docs und United Grid zuzusenden.

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: Nach der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie Ihre Anmeldung bestätigen müssen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z.B. über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E-Mail an uns.

Sofern wir einen externen Newsletter-Dienstleister nutzen, erfolgt die Verarbeitung auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Name und Kontaktdaten des Dienstleisters werden in der finalen Version dieser Erklärung konkret benannt.

8. Cookies
Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die eine Wiedererkennung des Browsers ermöglichen.

Wir können folgende Kategorien einsetzen:

• Technisch notwendige Cookies (z.B. zur Sitzungssteuerung, Consent-Verwaltung)

• Funktionale Cookies (z.B. zur Speicherung von Spracheinstellungen)

• Analyse-/Statistik-Cookies (z.B. zur anonymisierten Auswertung der Nutzung der Website – nur mit Einwilligung)

Rechtsgrundlagen:

• Für technisch notwendige Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

• Für optionale / nicht notwendige Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 TTDSG (Einwilligung über Cookie-Banner)

Sie können Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren. Unter Umständen stehen Ihnen dann bestimmte Funktionen der Website nur eingeschränkt zur Verfügung.

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9. Webanalyse & Tracking, Einsatz von Webanalyse-Tools
Sofern wir ein Webanalyse-Tool (z.B. Matomo, Google Analytics oder ein vergleichbares Produkt) einsetzen, erfolgt dies zur anonymisierten oder pseudonymisierten Auswertung des Nutzungsverhaltens, um unsere Website zu verbessern.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), je nach Tool und Konfiguration.

• IP-Adressen werden nach Möglichkeit gekürzt / anonymisiert.

• Die Speicherdauer der erzeugten Nutzungsdaten ist begrenzt.

10. Eingebettete Inhalte & Dienste Dritter
Auf unserer Website können Inhalte und Dienste Dritter eingebunden sein, z.B.:

• Karten (z.B. Google Maps)

• Videos (z.B. YouTube, Vimeo)

• Schriftarten oder Scriptbibliotheken

• Social-Media-Links oder -Buttons

Beim Aufruf solcher Inhalte erhalten die jeweiligen Drittanbieter Ihre IP-Adresse und ggf. weitere technische Daten, die zur Auslieferung der Inhalte technisch erforderlich sind. Es können dabei auch Cookies gesetzt werden.

Die Einbindung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer attraktiven Darstellung unseres Online-Angebots) und, soweit erforderlich, auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

In der finalen Version sollten die jeweils konkret genutzten Drittanbieter (inkl. Links zu deren Datenschutzerklärungen) einzeln aufgeführt werden.

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11. Social Media (Profile & Interaktionen)
Wir können Unternehmensseiten z.B. auf LinkedIn, XING oder anderen Plattformen betreiben. Wenn Sie unsere Profile dort besuchen, gelten die Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Plattformbetreiber.

Wir erhalten von den Plattformen ggf. aggregierte Statistiken über die Nutzung unserer Auftritte (z.B. Reichweite, Interaktionen). Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effektiven Außendarstellung und Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

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12. Bewerbungen
Wenn Sie sich bei uns bewerben (z.B. per E-Mail oder Formular), verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen (z.B. Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse) ausschließlich zum Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

• § 26 BDSG (Deutschland)

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten grundsätzlich spätestens nach 6 Monaten gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (z.B. Aufnahme in einen Talentpool) erfolgt.
 

13. Empfänger von Daten & Auftragsverarbeitung
Wir geben personenbezogene Daten nur weiter,

• wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z.B. Hosting-Dienstleister, Support-Dienstleister),

• wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind,

• oder wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten (z.B. Hosting, E-Mail-Provider, Newsletter-Dienst, Monitoring, ggf. KI-Infrastruktur für Smart-Docs), schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO ab.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU / des EWR erfolgt nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist (z.B. EU-Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse).

14. Speicherdauer & Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (z.B. handels- und steuerrechtliche Fristen bis zu 10 Jahren).

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks oder Ablauf der gesetzlichen Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht oder anonymisiert.

15. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) – über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – unrichtiger oder unvollständiger Daten

• Löschung (Art. 17 DSGVO) – soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format

• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

16. Widerspruchsrecht bei Direktwerbung
Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit widersprechen. Im Falle des Widerspruchs werden wir Ihre Daten nicht mehr zu diesem Zweck verarbeiten.

17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).

18. Datensicherheit / TLS-Verschlüsselung
Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte (z.B. bei Formularen) eine TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https“ und dem Schloss-Symbol im Browser). Wenn die Verschlüsselung aktiviert ist, können die übermittelten Daten nicht ohne weiteres von Dritten mitgelesen werden.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen, z.B. bei Änderungen der Rechtslage, bei neuen Funktionen oder bei Änderungen der eingesetzten Dienste. Es gilt jeweils die auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Version.